Una estúpida polémica ha impedido a muchos toledanos tomar verdadera conciencia, a lo largo del último mes, de la más reciente incorporación realizada por el Archivo Municipal a su página web. Se trata nada menos que de 340.000 documentos, el equivalente a más de cinco siglos de sesiones plenarias que han sido pacientemente escaneadas y clasificadas por el personal del Archivo, gracias a cuyos esfuerzos miles de estudiosos de Toledo disponen ahora, en sus propias casas, de una fuente fundamental para conocer el pasado de la ciudad. El equipo coordinado por el archivero municipal, Mariano García Ruipérez -formado por su ayudante, Prado Olivares Sánchez, y por los trabajadores Manuel Verdú y Montes y Teresa Álvarez Gómez-Escalonilla-, ha invertido más de un año y medio en su digitalización, ofreciendo a los ciudadanos, en el XX aniversario de la instalación del Archivo en su sede actual, obra del arquitecto Ignacio Mendaro, un regalo muchísimo más valioso que la reproducción ampliada de una fotografía.
Las sesiones plenarias -de las que se han conservado 40.358 en el caso de Toledo- son el alma de los ayuntamientos. Las reuniones que recogen el día a día de la ciudad a través de las decisiones adoptadas por los concejales. De ellas se desprende una enorme cantidad de información de todo tipo, desde obras públicas hasta abastos, por no mencionar abundantes declaraciones transcritas de quienes ocuparon responsabilidades municipales, entre ellos personajes como Julián Besteiro (1870-1940), quien llegaría a ser presidente de las Cortes durante la Segunda República. «Si un expediente es como una película, con un principio y un final -explica el archivero municipal, refiriéndose a este tipo de conjuntos documentales-, un pleno es como una secuencia. Es como entrar y salir constantemente de la sala mientras la película se proyecta, algo que proporciona una idea de la ciudad pulso a pulso, latido a latido, ofreciendo ideas de lo que ha ido preocupando a las autoridades municipales en todo momento». Mariano García Ruipérez explica que hasta el siglo XIX las competencias de los ayuntamientos eran más amplias que las del propio Estado, así que el conjunto de películas es prácticamente inabarcable. No en vano, «los libros de actas son los documentos que más utilizan nuestros usuarios».
La serie del Archivo Municipal está formada por 392 libros, los cuales contienen el desarrollo de las 40.358 actas de sesiones, tanto ordinarias como extraordinarias. La referencia más temprana data de 1464, mientras que la última recoge el último libro trasladado al Archivo desde la Secretaría de Pleno, correspondiente al año 2014. El Ayuntamiento toledano debía de conservar libros de actas desde comienzos del siglo XV, pero sufrió una importantísima pérdida -tal y como recogieron Teresa Álvarez Gómez-Escalonilla y Gabriel García-Largo Sánchez-Heredero en 2006, en el tercer número de la revista Archivo Secreto- a finales del primer tercio del siglo XVII, cuando un sofiel u ordenanza mayor vendió los documentos a un cohetero y estos ardieron durante las fiestas de la Traslación de la Virgen del Sagrario. Con ellos desapareció una parte fundamental de la historia toledana, correspondiente a periodos como el reinado de los Reyes Católicos, Carlos I y Felipe II, siendo el vacío más amplio el comprendido entre 1464 y 1526. A partir de entonces, se conservan libros sueltos hasta 1614, cuando la serie se reanuda ya de forma ininterrumpida.
Algunos de ellos, los comprendidos entre 1656 y 1666, fueron seriamente dañados en los años setenta, como consecuencia de la acción del agua por la rotura de una tubería. Gran parte del presupuesto del Archivo de estos últimos años, alrededor de un 25%, ha ido precisamente destinado a la restauración de estos libros de actas. Quedan únicamente tres, cuyos contenidos serán alojados en la web, en la medida de lo posible, una vez que sean restaurados.
El proceso de digitalización comenzó con la reproducción sistemática de las páginas manuscritas -siempre a partir de los volúmenes originales, prescindiendo de borradores- mediante un escáner para libros adquirido por el Archivo gracias al Ayuntamiento hace algunos años. Este proceso dio como resultado un máster de 340.000 imágenes digitales en TIFF en alta resolución. Posteriormente, cada una de ellas -escaneada siempre por fuera del límite de cada hoja- se reconvirtió en imágenes bitono en blanco y negro con un peso de trescientos píxeles por pulgada, aptas para ser ágilmente consultadas o descargadas en Internet sin merma de calidad. Ninguna de ellas posee marca de agua, como es costumbre del Archivo Municipal de Toledo.
Las imágenes fueron agrupadas por actas, dándose a cada fichero un peso de descarga manejable, comprendido entre 500 kb y 2 mb. «Podríamos habernos limitado a subir el libro completo, pero serían muchísimas páginas y nosotros pretendíamos convertir este proceso en una herramienta ágil y rápida. Así que Prado Olivares se dedicó durante año y medio a extraer cada una de las 40.358 sesiones, confirmando las fechas -los escribanos a veces se equivocaban- y titulando cada una de ellas por año, mes y día. Se trata de un enorme trabajo, enfrentándose a tipos de letra que a veces son muy complicados de leer -como la escritura procesal encadenada-, por el cual le estoy muy agradecido». Este afán de precisión se extiende, incluso, al nombre de cada fichero que el usuario descargue de la web del Archivo, en los cuales figura la fecha completa y el tipo de sesión. Para los especialistas en paleografía y diplomática, además, este recurso ofrece el aliciente de distintos tipos de sello, rúbricas, etc.
Con respecto a las actas más recientes -algunas a partir de 1907, pero especialmente desde el año 1987-, han sido sometidas a un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por lo que admiten búsquedas automatizadas. Asimismo, se han eliminado datos personales que el Archivo consideraba no publicables, como números de DNI (aunque manteniendo el nombre de sus titulares, pues estos fueron recogidos en sesiones plenarias y por tanto públicas).
Gracias a la incorporación de estos 340.000 nuevos documentos a la web del Archivo Municipal, esta posee ya más de medio millón de elementos digitales, concretamente 507.000. Una labor, reitera Mariano García Ruipérez, que ha sido realizada por completo en el Archivo y con su personal, más algunas personas procedentes de planes de empleo. «No se ha externalizado nada».
Por último, el archivero municipal avanza uno de sus próximos proyectos, también largamente deseado: la digitalización de los primeros años del diario El Alcázar, los más próximos a la Guerra Civil.